Örgüt; ortak bir çabayı gerektiren bir amacın gerçekleştirilmesi, birden fazla bireyin güç ve eylemlerinin birleştirilmesini, bütünleştirilmesini zorunlu kılmaktadır. Yani örgüt; bireylerin kişisel güçlerini aşan amaçların gerçekleştirilmesini olanaklı kılan bir araçtır.
Örgüt yoluyla bireyler, bireysel sınırlılıklarını aşarlar.
Birey, hizmetinin karşılığını aldığına inandığı sürece örgüte hizmet eder. Örgüt de aynı şekilde, bireyden istediği hizmeti aldığı sürece bireyi çeşitli şekillerde ödüllendirir. Bireyle örgüt arasında, böylesine bir ilişki ve denge sözkonusudur.
Bir örgütün varolması şu 3 ögenin olmasına bağlıdır:
1-Birbirleriyle iletişimde bulunabilecek bireyler.
2-Gerçekleştirilmesi gereken ortak bir amaç.
3-Amacın gerçekleştirilmesine katkıda bulunma isteği.
Örgüt amacını gerçekleştirdiği, etkili ve yeterli olduğu sürece varlığını korur.
Örgütte etkililik; ortak amacın gerçekleştirilme sürecidir.
Yeterlilik ise bireysel gereksinimlerin karşılanması ile ilgilidir
Örgütün yaşam kaynağı, bireylerin ortak amaca katkıda bulunmaya istekli oluşlarıdır. Bu isteklilik de sözkonusu ortak amacın gerçekleştirilebilecek nitelikte olduğuna içten inanmak demektir.
Örgüt amacını istenilen ölçüde gerçekleştiremediğinde, bireylerde ortak amaca katkıda bulunma isteği kaybolur. Bu durum, örgütün varlığı için zorunlu olan ögelerden birinin yok olması anlamına gelir ki, bu durumda örgütün varlığı tehlikeye girer.
Eğer gösterilen çabanın sonunda elde edilen doyum, katlanılan özveriyi aşarsa, bireylerde ortak amaca katkıda bulunmaya isteklilik artar ve örgütsel etkililik gerçekleşir. Aksi halde, birey bu katkıyı sürdürmez. Bu bireysel doyumla, bireysel özverinin dengelenmesidir.
Ortak amacın gerçekleştirilmesi, öncelikle bu amacın gerçekleştirilebilir nitelikte olmasına, bu amacı gerçekleştirme durumunda olan bireyler tarafından doğru olarak anlaşılmasına ve içten inanmalarına, gerçekleştirmeye değer bulmalarına bağlıdır.
İletişim de bir örgütün temel ögelerinden bir diğeridir. İletişim olmadan anlaşılan ve benimsenen ortak bir amaç, böyle bir ortak amaca katkıda bulunmak isteyenlerin eşgüdümlenmiş bir çabası sözkonusu olamaz.
Örgüt kavramı ile varolan diğer bir kavram da ‘işbölümü’dür. İşbölümü; toplu bir çabayı gerektiren bir işin çeşitli bireyler tarafından yürütülebilecek bir biçimde, ussal olarak kendi ögelerine ayrılmasıyla ifade edilebilir. İşbölümü, eşgüdümü gerektirir.
Eşgüdüm ise bireylerin ve grupların, çabalarını belli bir amacı gerçekleştirici bir etkinlikler bütünü oluşturmak üzere yapılan eylemlere denir. Belli bir amacı gerçekleştirme doğrultusunda, eldeki insan ve madde kaynaklarının bütünleştirilmesidir.
Eşgüdümsüz ortak bir amaç doğrultusunda, iki ya da daha fazla kişinin bütünleştirilmiş düzenli bir çabası sözkonusu olamaz. Parçaların, bütünleşmiş uyumlu bir bütün olarak işlemeleri eşgüdümleme ile gerçekleştirilir.
İşbirliği, ortak amacı gerçekleştirmeye istekli olmayı ifade ederken eşgüdüm, ortak bir amaç doğrultusundaki bir etkinliğe katılanların birbirlerinin planlanmış davranışlarından haberdar olmalarıdır. Ortak bir amacı gerçekleştirmeye istekli olanların, güç ve eylemlerinin amaç doğrultusunda birleştirilmesi, bütünleştirilmesidir.
İşbirliği, eşgüdümü olanaklı kılar ve eşgüdümle anlam kazanır. Eşgüdüm de ‘yetki’yle gerçekleştiriliyor.
Yetki; bir örgütün itici gücüdür. Yetki olmadan bir örgütün amacı doğrultusunda insanların harekete geçmesi düşünülemez.
Yetki, yasal güç, emir verme ya da eyleme geçme hakkı olarak tanımlanabilir. Yönetim açısından ele alındığında yetki, eyleme geçme ya da geçmeme konusunda, başkalarına emir verme hakkı olarak ifade edilir.
Başka bir değişle yetki/otorite; gücün yasallaşmış şeklidir.
Yetkinin kaynağı konusunda belli başlı 3 kuram bulunmaktadır:
1-Biçimsel yetki kuramı; bilindiği gibi parlamenter rejimlerde tüm yetkilerin kaynağı halk iradesini simgeleyen anayasadır.
Halk iradesine dayanan yetkiler bürokratik örgütlerde yukarıdan aşağıya doğru aktarılır. Örgütteki makamlar, belli konularda emir verme hakkına sahiptirler.
İşte yasal gücü, belli sınırlar içinde kullanma hakkının örgütteki makamlara verilmesi biçimsel yetki olarak nitelendirilmektedir.
2-Kabul kuramı; bu kurama göre yetkinin kaynağı, emir alan kimselerin o emri kabul edilir değerde görmeleri ve kabul etmeleridir. Astın kendisine verilen bir emri kabul etmesi, o emri meşrulaştırmaktadır.
Bu kuram, emir verme hakkına sahip olan görevlilerin emir verirken çok dikkatli olmalarını, verdikleri emirlerin varolan yasa ve kurallarla uyumlu olmasına özen göstermelerini gerekli kılmaktadır.
3-Yetenek kuramı; yetkinin kaynağı teknik bilgi ve beceridir. Bu da kişisel nitelikler ve yeteneklerle ilgilidir.
Üstün bir teknik bilgi ve beceriden güç alan yöneticinin, etrafındakileri etkileyebileceği, kendisini kabul ettireceği ve bu yolla onlar üzerinde etkili olabileceği, emir verme hakkını etkili olarak kullanabileceği sayıltısı, yetenek kuramının özünü oluşturur. Aynı yetkiyle kimi az kimisi çok iş yapar.
Yetki ile varolan bir kavramda ‘sorumluluk’tur. Bazen görev, bazen etkinlik bazen de yetki anlamında kullanılan sorumluluk kavramı, yönetimde görevi yapma zorunluluğu anlamını taşımaktadır. Sorumluluğun özünde, zorunluluk vardır. Belli bir amacın gerçekleştirilmesi doğrultusunda, yapılması zorunlu olan işlerin yapılmasını sağlamak için verilmiş olan, yetkilerin kullanılma zorunluluğudur.
Yetki; yöneticinin belli davranışları gösterebilme hakkı, sorumluluk da yöneticinin belli davranışlarda bulunma zorunluluğudur.
Yetkisiz sorumluluk, işlerin yapılmamasına, sorumluluğu aşan yetki de yetkinin kötüye kullanılmasına yol açabilir.
Sorumluluk ve yetki kavramıyla ilgili bir konu da ‘yetki aktarılması’dır. Ancak bu nokta tartışmalıdır.
Tartışma, yetkinin aktarılabileceği ancak sorumluluğun devredilemeyeceği noktasında yoğunlaşmaktadır.
Sorumluluğun devredilmesi halinde, sorumlu olan kişinin bulunmasının zorlaşacağı, sorumluluğun örgütün en alt düzeyinde toplanacağı ileri sürülmektedir.
Bir örgütte görevlerin gruplandırılması ve yürütülmesi, yetkinin aktarılmasını gerektirir. Yetki aktarmadan örgütlenmenin bir anlamı olmaz.
Yetki aktarımında şu noktalara dikkat edilmelidir:
1-Yetki aktarımında, açıklık ve belirginlik olmalıdır. Aktarılan yetkilerin yazılı, açık ve sınırları mutlaka çizilmiş olmalıdır.
2-Yetki, en yakın yönetimsel konumdaki görevliye aktarılmalıdır.
3-Yetki aktaran yönetici, görevin yapılmasını denetleme sorumluluğunu kendisi üstlenmelidir. Yetki aktaran gerektiğinde, yetki ve görevleri yeniden üstlenebilmelidir.
4-Yetki, sorumlulukla doğru orantılı olmalıdır. Sorumluluk; açık, anlaşılır ve ölçülebilir olmalıdır.
5-Yetki aktarımında, kişinin yeteneği dikkate alınmalıdır.
6-Yetki aktarımında esas amacın, görevin daha etkin biçimde yürütülmesi olduğu unutulmamalıdır.
Bütün bunlara ek olarak; yetki aktarma durumunda olan bir yönetici, hangi yetkileri aktarması gerektiği konusuna dikkat etmelidir.
Hiyerarşi:
Formel örgütün yapısı ile ilgili önemli bir kavram da hiyerarşidir.
Hiyerarşi; örgüt içindeki birimlerin düzenlenmesini, yetki dağılımını, sorumluluğu ve ve komuta zincirini ifae eder.
Hiyerarşinin değişmez bir ilkesi, ast konumundaki her makamın mutlaka daha üst bir makamın yapısal denetim ve gözetiminde bulunması zorunluluğudur.
Örgüt pramidinde hiyerarşi içinde tabandan tepeye doğru çıkldıkça yetki birikerek artmakta ve hiyerarşinin en üst basamağında yoğunlaşmakta, toplanmaktadır.
Rol; bir örgütün en önemli analitik birimidir. Yönetimsel bir konumun dinamik yönü olarak tanımlanabilir. Daha açık olarak rol; belli bir konumda bulunan işgörenden beklenen davranışlardır. Rol, önemli ölçüde, rol beklentileri tarafından belirlenir.
Rol beklentileri; bireyin belli bir örgütsel konumda bulunduğu sürece yapması ve yapmaması gereken davranışları belirtir.
Formel örgütlerde oluşan informel (doğal) örgütler:
Bireylerin, formel bir örgüt içerisinde bir araya getirilmeleri sonucunda, doğal örgütlerin oluşması kaçınılmazdır.
Formel örgüt içindeki, bireyler arası kendiliğinden ilişkiler, doğal örgütleri oluşturmaktadır. Buradaki kendiliğinden ilişkiler, görevsel olmayan ilişkileri ifade etmektedir.
Gerçekte doğal örgütler, formel örgütten önce de vardır. Ancak bu doğal örgütler, formel örgütte ortaya çıkan doğal örgütlerle karıştırılmamalıdır.
Her formel örgütün kuruluşuna öncülük eden, bir doğal örgüt vardır. Formel bir örgüt varsa onun içinde mutlaka bir doğal örgütte vardır. Birden fazla da olabilir.
Doğal örgütün varoluş nedeni, formel örgütte görevli bireylerle örgüt arasındaki ilişkide gizlidir.
Formel bir örgütün, üyelerinin tüm gereksinimlerini sağlaması olanaksızdır. Her şeyden önce, formel örgütün belirli bir amacı gerçekleştirmek üzere oluşturulmuş olması, bireysel gereksinimleri karşılama yeteneğini sınırlandırmaktadır.
Bu durumda birey, formel örgüt tarafından karşılanamayan gereksinimlerini karşılayıcı başka bir kaynak aramaya başlar. İşte doğal örgütlerin oluşumlarının temel nedeni olarak bu arayış gösterilmektedir.
Doğal örgütlerin nitelikleri:
Doğal örgütlerde yaşamlarını sürdürebilmek için kendilerine özgü bazı normlar oluştururlar. Bu normları, davranış normları olarak ifade edebiliriz.
Norm; grup tarafından saptanan ve onaylanan davranış standartı olarak tanımlanabilir.
Normlara uymayan doğal örgüt üyeleri, grup baskısı ile karşılaşırlar. Grup normları, üyeleri gerçek ya da olası dış tehlikelere karşı koruyucu bir rol de oynarlar. Bu amaçla geliştirilen grup normları vardır. Örneğin; bir iş yerinde işi sistematik olarak yavaşlatma, kaytarma gibi davranışlar doğal örgüt üyelerini koruyucu önlemler olarak nitelendirilmektedir.
Herhangi bir örgüte katılan bir bireyin, iş akışının dengesini bozmaması konusunda gerekli uyarı doğal örgüt tarafından yapılır. Yani doğal örgüt, bireyin gayretkeşlik girişimlerini engeller.
Doğal örgüt normlarının her zaman olumsuz, formel örgüt açısından engelleyici olması elbette sözkonusu değildir. Doğal örgüt normu, formel örgütte istenen yüksek verim ve üstün kaliteyi savunucu nitelikte de olabilir.
Doğal örgütün grup normlarına uyumu sağlama konusunda üyeler üzerinde kontrol gücüne sahip olduğu kabul edilmektedir.
Bireyler neden üyesi bulundukları, doğal örgüt normlarına uymak isterler?
Bireylerde, gruba bağlılık ve grup tarafından kabul edilme isteğinin çok yoğun olduğu bilinmektedir. Gruptan kopmamak amacıyla bireyler, grubun normlarına ve beklentilerine uymayı yeğlerler. Bu durum, grup üyelerinin grupla, grup normu ve beklentileriyle özdeşleşme eğiliminde olduklarını göstermektedir.
Bireysel gereksinimlerinin karşılanmasında doğal örgütün bir desteğini gören bir bireyin, bu doğal grubun amacını benimsemesi çok doğal görünmektedir.
Grubun amaçlarının benimsenmediği halde grubun diğer üyeleri tarafından reddedilmemek için kabul eder gibi görünme ve standartlara uyma durumları da vardır.
Doğal örgüt normlarına, uymayan birey üzerinde uygulanan bir baskı türü; bireysel ilişkilerin kesilmesidir.
Doğal örgütün bireyler üzerindeki etki derecesi, grubun birey açısından sahip olduğu çekiciliktir. Bu çekicilik derecesi arttıkça, grubun birey üzerindeki etki derecesi de artmaktadır.
Doğal örgüt, kendi liderini yaratır. Bir yönlendiriciye gereksinim duyan grup üyeleri, doğal liderlerini izlerler. Doğal gruplarda, farklı roller oynayan birden fazla lider bulunur.
Doğal liderin, liderliğini sürdürebilmesi grubun beklentilerini karşılamasına, grup normlarına uymasına, grubu üyelerin yararları doğrultusunda yönlendirmesine bağlıdır.
Kısaca grup açısından önem taşıyan hizmetlerin başarılı bir şekilde yürütülmesine bağlıdır.
Doğal örgütün, bireyler açısından statü sağlayıcı işlevi de vardır.
Statü; bireyin grup içindeki toplumsal konumunun, grup arkadaşlarınınkinden farklılaşmasıdır. Bireyin sahip olduğu prestij toplamıdır.
Statü, bireyler arası ilişkileri önemli ölçüde belirler. Bir örgütteki bireyin statüsünün belirlenmesinde iki etken rol oynar. Bunlar örgüt içi ve örgüt dışı etkenler olarak iki grupta toplanabilir.
Örgüt dışı etkenler; cinsiyet, eğitim düzeyi, yaş, özgeçmiş ve kişilik özellikleridir.
Örgüt içi etkenler ise unvan, maaş ve çalışma biçimi gibi etkenler gösterilebilir.
Doğal örgütün formel örgüt üzerindeki etkileri:
Geleneksel olarak yöneticiler doğal örgütleri, formel örgütler ve yönetim açısından tehlikeli görmüşlerdir. Ancak böyle bir algılamanın, her zaman geçerli olduğu söylenemez.
Uygulamada, sözkonusu doğal normların genellikle iyi kaliteyi ve yüksek verimi vurguladığı görülmektedir. Durum böyle olunca doğal örgüt, formel örgütün amaçlarının gerçekleşmesine yardımcı olmaktadır.
Doğal grubun yönetime yardımcı olacağından emin olan yönetici, daha fazla yetki devrinde bulunabilir. Sağlıklı bir yetki devri, yöneticinin yükünün azalmasını, önemli konulara daha fazla zaman ayırmasını sağlar.
Doğal örgüt, formel örgüte ek iletişim kanalları sağlar. Dedikodunun geleneksel yöneticiler tarafından yıkıcı olarak değerlendirilmiş olmasına karşın, bugün dedikodunun örgütsel etkililiğe katkıda bulunabileceğine inanılmaktadır.
Dedikodunun büyük kısmının doğru olduğunu gösteren araştırmalar bulunmaktadır. Dedikodu ve söylenti formel iletişim sisteminden daha çok haber taşır.
Yapılan araştırmalar endüstri kuruluşlarında çalışan personelin % 10’u ile % 40’ının öğrendikleri doğru ve yanlış haberleri, iş arkadaşlarından öğrendiklerini göstermektedir.
Doğal iletişimin diğer bir olumlu yönü; bireylerin doğrudan ya da dolaylı olarak işe katılmaları ve kararın ortaklaşa alınmasıdır.
Doğal örgütün diğer bir işlevi, çalışma grubuna doyum ve kararlılık sağlamasıdır.
Doğal örgüt bireye, bir gruba ait olma ve güven duygusu vererek bu konuda da önemli bir rol oynar.
Yöneticinin yetersizlikleri, sınırlılıkları doğal örgüt tarafından giderilebilir.
Doğal örgütün olumsuz işlevleri de vardır:
Dedikodu ve söylentinin yıkıcı olarak da kullanılmasıdır. Söylenti; çarpıtılmış eksik bilgi ve haberin yayılması yoluyla yıkıcı bir rol oynayabilir.
Söylenti; olguların, gerçeklerin yanlış ve eksik gösterilmesidir. Ussal deği, duygusaldır. Genellikle örgütün üst düzey yöneticilerinde gizlenir.
Söylenti genellikle formel iletişim sisteminin yetersiz olduğu durumlarda daha güçlüdür.
Ayrıca doğal örgüt, değişmeye karşı direnç de gösterebilir. Doğal grup, doğru ve değerli olduğuna inandığı kültürel değerleri destekler. Bu eğilim giderek statükonun korunması sonucuna dönüşebilir. Bu da örgütsel gelişmeyi engelleyici bir rol oynar.
Doğal örgüt normlarıyla, formel örgüt normları çatışabilir.
Örgütsel bir olgu olan, doğal gruba karşı yönetim nasıl bir yol izlemelidir?
Yöneticinin, doğal örgüte karşı olumsuz bir tavır içinde olması onu yok etmeye çalışması, sağlıklı bir yönetimsel davranış olarak nitelendirilemez. Böyle bir yaklaşım, sonuç almaktan uzak bir davranıştır. Bu durumda örgütsel etkililiğin gerçekleştirilmesi tehlikeye düşmektedir.
Sağlıklı bir yönetimsel davranışın formel örgüte doğal örgüt boyutları Arasında ortak çıkarları karşılayıcı bir denge sağlaması beklenir. Yönetim, doğal örgütü tam kontrol edemeyebilir ama belli ölçülerde etkileyebilir. Bunu nasıl yapar?
Doğal örgütün doğal yargılarını, normlarını grup üyelerinin gruba bağlılık derecelerini bilerek, bu noktalara gereken anlayışı ve saygıyı gösterek, yönetimsel süreçlerde bu olguyu dikkate alarak gerçekleştirebilir.
Etkili bir işleyiş için, doğal örgütün gücünden yararlanılabilir. Başarılı bir yönetici grupla birlikte çalışmaktan çekinmez. Başarılı bir yönetici, bireylerin güçlerini çekinmeden ortaya koyabilecekleri güven verici bir hava yaratır.
Formel örgütün hedefleri doğrultusunda birlik ve uyum sağlanırken, doğal örgüt yoluyla da gruptaki samimi ilişki, ekip çalışması ve üyelere doyum sağlama konularında dikkatli olunmalıdır.
Sosyal sistem:
Bu model, Getzels ve Guba’nundur.
Formel örgütü, sosyal bir sistem olarak düşünebiliriz.
Sosyal bir sistem ya da basit herhangi bir sistemde şu 5 öğe her zaman vardır:
1-Girdi, 2-Süreç, 3-Çıktı, 4-Feedback (dönüt), 5-Sistemin yer aldığı çevre.
Sürecin sonunda elde edilen çıktı/ürün, planlananın istediği doğrultuda değilse bu konudaki bilgilerin tekrar karar gücüne verilmesi(feedback) gerekir.
Feedback; çıktıyı/ürünü kontrol etmektir. Bunun için de süreci izlemek.
Her sosyal sistemin 2 boyutu vardır:
1-Kurum, rol, rol beklentilerinden oluşan boyut. Buna ‘örgütsel boyut’ da diyebiliriz.
2-Birey, kişilik ve eğilimlerden oluşan boyut. Buna da ‘bireysel boyut’ diyebiliriz.
Bu görüşe göre, örgütsel bir ortamda bireylerin gösterdikleri davranış örgütsel boyutla, bireysel boyutun bir fonksiyonudur.
Sürekli olarak, rol beklentileri ve eğilimler arasında rolle kişilik arasında, kurumla birey arasında, bir etkileşim vardır.
Buradaki kurum, iki anlam ifade eder:
1-Belli gereksinimlerin, sürekli olarak belli davranışlarla karşılanması anlamını ifade etmektedir.
Eğer bir örgütsel ya da toplumsal gereksinim, sürekli olarak belli davranışlar göstererek karşılanırsa bu davranışlar zamanla belli bir yapıya kavuşur, kararlılık kazanır. Bu kararlılığa; ‘kurumlaşma’ adı verilmektedir.
2-Kurumlaşan bu davranışların gösterilmesi için oluşturulan formel örgütler de ‘kurum’ olarak adlandırılmaktadır.
Örneğin; eğitim hem bir kurum hem de formel bir örgüttür. Rol beklentileri rolleri, roller de kurumu yani formel örgütü oluştururlar.
Kuruma, örgütün resmi boyutu da diyebiliriz.
Modelle ilgili liderlik türleri:
1-Nomothetic / örgütsel liderlik; kitaba göre davranan lideri ifade etmektedir. Yani kurallardan şaşmayan liderdir.
Astların, bürokratik beklentilere tam olarak uymaları beklenmektedir. Bu lider kendi konumunu otoritenin merkezi olarak algılamakta ve bürokratik kuralları tüm astlara benzer biçimde uygulamaktadır. Kurallara kesinlikle uyum sözkonusudur. Örgütsel ödülleri ve cezaları duraksamadan uygulayan bir liderlik anlayışıdır. Ödül ve cezayla örgüte bağlılığı sağlamaya çalışmaktadır.
Bu liderlik türünde temel varsayım şu:
Eğer bürokratik roller, rasyonel olarak geliştirilmiş açıkça ifade edilmişse örgütün amaçları, bu esaslara göre etkili bir biçimde gerçekleştirilebilir. Öyleyse bu kurallara uyum zorunludur.
2-İdiographic / bireye dönük liderlik; bu liderlik tipi örgütsel gereklilikler yerine, bireysel gereksinimler üzerine yoğunlaşmaktadır. Bu liderlik, astlardan işleri kendi kendilerine yapmalarını beklemektedir. Bireylerin kendi kendilerini yönlendirmeleri beklenir.
Temel varsayım şu; bireyler özenle tanımlanmış rollerin katı olarak uygulanmalarına gerek kalmadan da örgüt açısından uygun ve anlamlı bir davranış gösterebilirler.
3-Transactional / durumsal liderlik; bu lider hem bireysel gereksinimleri hem de bürokratik beklentileri dikkate almaktadır.
Doğal örgütü de dikkate alan bir liderlik anlayışıdır. Hem formel hem de doğal örgütten destek almaktadır.
Bu liderlik tipinde duruma göre rol beklentileri ve bireysel gereksinimler arasında koşulların gerektirdiği bir dengenin sağlanması sözkonusudur.
Özetlemek gerekirse, örgütsel lider; bürokratik yönelimlidir. Bireysel liderse; kişilik yönelimlidir. Durumsal liderse; durum yönelimlidir.
Modele en uygunu durumsal liderliktir.